Uma boa comunicação é importante. Ela nos ajuda a entender o que as outras pessoas estão dizendo. Ela também nos torna capaz de expressar nossas ideias, pensamentos, necessidades e preocupações de forma clara e eficiente.

A prática de uma boa comunicação já foi descrita como o segredo do sucesso, em contrapartida, a persistência de práticas de comunicação ruim é vista como um atalho para o fracasso. A comunicação é o alicerce de todos os relacionamentos que temos. Uma boa comunicação tende a resultar em relacionamentos produtivos enquanto a falta dela acaba minando relacionamentos e projetos.

Segundo David Grossman author dos livros You Can’t Not Communicate, You Can’t Not Communicate 2 no artigo The Cost Of Poor Communications uma pesquisa feita nos Estados unidos e Reino unido revelaram que em um ano se deixou de ganhar 37 bilhões de Dólares apenas com problemas relacionados a comunicação ruim.

Sem dúvida a figura de 37 bilhões mostra como ruídos na comunicação interna de uma empresa ou organização podem causar transtornos e prejuízos inimagináveis para negócios e projetos. De discussões superaquecidas à reuniões  tipo Guerra Fria, em que ninguém diz nada mais também não colabora com coisa alguma, uma comunicação ineficiente pode ser o fim de um projeto, emprego, carreira ou mesmo organização.

Mas, já que a comunicação é essencial para o sucesso, como estimular a boa comunicação e evitar situações prejudiciais em ocasiões importantes no local de trabalho, família ou eventos? Separamos abaixo 3 dicas de como melhorar a comunicação e conseguir melhores resultados:

1- Escutar é melhor do que falar

Comunicadores experientes sabem que se nós gastarmos mais do que 50% por cento de nossa conversa falando, estamos perdendo um grande momento. A conversa ideal terá pelo menos a metade de sua duração dedicada ao ouvir o que o outro tem a dizer. Pois, é escutando os outros que adquirimos valor, conhecimento e informação, além de descobrir coisas novas.

Mas, é importante ressaltar que ouvir não significa não dizer nada. Muito pelo contrário, quando ouvimos e fazemos perguntas relevantes, demonstramos que estamos engajados e dispostos a aprender mais, assim, damos pequenos incentivos para a outra parte continuar falando. É verdade que, a primeira vista, ouvir pode parecer mais difícil do que falar, mas ao longo prazo, os benefícios de se criar este hábito são incalculáveis.

2- Observe a comunicação não verbal das pessoas

Pode não parecer, mas a maior parte de nossa comunicação é muda. A maior parte do que conversamos com os outros não está no o que dizemos, mas sim, na forma como dizemos. Bons profissionais e pessoas de sucesso prestam tanta atenção no que as pessoas falam quanto em como elas falam, ou seja, sua linguagem corporal.
Alguns especialistas sugerem que 90% da comunicação acaba sendo não verbal. Isto quer dizer que um “bom dia” é apenas 10% da mensagem, os outros 90% estão em nossa voz, aparência e humor, ou seja a nossa linguagem corporal, o tom de sua voz, a inflexão a frequência com que fazemos contato visual e e assim por diante. Aprender a ler esses sinais é uma ótima forma de se aprender a nos comunicar melhor, seguem algumas dicas sobre os gestos mais comuns e o que eles podem significar:

Braços cruzados na frente do corpo podem significar que a pessoa está se sentindo na defensiva ou fechada.
A falta de contato visual pode significar que eles não estão realmente interessados no que você está dizendo, têm vergonha de alguma coisa, ou mesmo achar que é difícil falar sobre algo.

já Aumentar o tom de voz pode significar a pessoa está entrando em modo de discussão e está se envolvido muito emocionalmente na conversa. Isto também pode sugerir que o falante se sente ignorado ou não entendido.

Afastamento físico pode significar desinteresse ou fechamento.

Prestar atenção a linguagem corporal da outra pessoa nós faz lembrar da importância de estar atento a nossa própria. Por isto, fazer contato visual, manter uma postura corporal neutra e um tom de voz agradável, e sentar-se ao lado da pessoa quando estamos falando com ela é uma ótima forma de começar a comunicar bem.

3- Mantenha funcionando bons canais de comunicação

Já para aqueles que o trabalho depende de uma boa comunicação, manter funcionando bons canais é essencial para concluir tarefas e entregar resultados. Para aquelas pessoas em cargo de liderança esta habilidade ainda é mais necessária, pois quanto melhor a comunicação interna melhor serão os resultados

Vale repetir que uma boa comunicação não significa inundar os outros com e-mails, conversas, ordens ou mesmo cartas, mas sim transmitir e receber as informações necessárias à realização de atividades.

Para se criar e manter bons canais de comunicação é importante criar vínculos diretos. Isto inclui, evitar que seus funcionários e colaboradores fiquem sabendo das novidades por terceiros, como mural do facebook, fofoca ou mídia externa. Esse tipo de atitude é prejudicial, pois ninguém gosta de ser o ultimo a saber e pode alimentar algo prejudicial nos ambientes de trabalho chamado de “Rádio peão” e criar uma serie de boatos negativos em relação ao trabalho na empresa.

Atualizar sempre a lista de contatos é outro aspecto muito importante para se manter uma boa comunicação – Procurar ter o contato de todos os colaboradores atualizados é um elemento básico da boa comunicação e evita problemas em momentos de necessidade como uma emergência médica. Por isto, é importante de tempos em tempos fazer a checagem dos contatos dos funcionários para saber se não ocorreu nenhuma mudança de número de telefone, endereço ou e-mail por exemplo.

Saber segurar uma informação é tão importante quanto saber transmiti-la. Obviamente existem informações que não podem escapar certos círculos para alcançar seus resultados. Assim é o caso de informações sobre um novo produto, a convocação de uma seleção ou mesmo a pauta de uma reunião.

O ideal então é que as reuniões para discutir situações sigilosas sejam feitas em ambientes que criem a requerida privacidade. E é pelo fato de assuntos diferentes requererem ambientes diferentes que é importante a utilização de canais de comunicação variados e conectados.

Algumas empresas procuram ter um mural de recados, uma página no facebook, Newsletter ou até mesmo um blog interno. O que acontece aqui, é que estas ferramentas de comunicação tem a capacidade de informar um grande número se pessoas ao mesmo tempo, além de terem níveis de privacidade diferentes. Assim, sem grandes investimentos em pessoal ou tecnologia a maioria dos negócios pode manter uma comunicação eficiente.

Para quem tem objetivo a produtividade e o sucesso, obter uma comunicação eficaz, prática e rápida em relacionamentos diversos é muito útil. Para isto é importante prestar a atenção a elementos que vão além da fala e da escrita, assim como continuar sempre estudando o assunto.

No fim do dia, todos nós também comunicamos de outras formas como por meio de ações e imagens de forma física ou também eletronicamente através de e-mail, Facebook, blogs, mensagens de texto ou mesmo o Twitter. No meio de tudo isto é fácil se concentrar apenas na fala quando pensamos em comunicação, mas o que a ciência e a realidade mostram é que nossas ações e modo de agir podem falar mais alto que nossas palavras.