Como Administrar seu tempo melhor

Gestão de Tempo
Administrar bem o tempo pode ser o segredo do sucesso das pessoas altamente produtivas

Como administrar meu tempo melhor? Esta é uma pergunta simples, mas muito importante, feita por milhares de pessoas na internet todos os dias. Abaixo preparamos uma resposta que vai te ajudar não só a entender a importância de se organizar o tempo,  mas também os benefícios de se descobrir formas de se tornar mais produtivo e gerenciar seu tempo melhor.

O nosso tempo é uma riqueza preciosa. E qualquer pessoa que já tentou ser mais produtiva, se não sabia antes, acabou descobrindo isto na prática. Podemos até dizer que o mundo se divide entre as pessoas que tem tempo livre e as que não tem tempo livre. E isto acontece por um motivo simples: tempo é escasso, não podemos multiplicar, destruir, ou criar tempo. Isto é, ele é uma riqueza rara.

E como tudo mais que é escasso para o ser humano ele torna-se valioso. Um exemplo muito interessante deste processo de valorização ocorre com a água potável. Enquanto ela é abundante ela vale muito pouco, mas, a partir do momento em que ela falta, ela se torna muito valiosa. Exemplos disto podem ser vistos em cidades como Abu Dhabi na península Arábica em que a água do mar precisa ser dessalinizada antes de poder ser consumida. É fascinante como algumas coisas podem parecer baratas até o momento em que elas faltam.

Mas, voltando a falar sobre gerenciamento de tempo, faz alguns anos eu li o livro Gerencie Sua Mente e Não O Seu Tempo, do David Allen. Este foi certamente um dos  livros que me marcou como leitor, pois, nele, o autor sugere que o segredo de se obter melhores resultados com o investimento do tempo está mais ligado a forma como pensamos do que exatamente ao que fazemos durante o dia. E segundo o David, para mudarmos a forma como usamos o tempo, precisaríamos mudar a forma como pensamos as coisas importantes e o que consideramos prioridades. Por isto, abaixo separamos algumas dicas de como você pode administrar seu tempo melhor.

Como usar meu tempo da melhor forma possível?

Mais importante do que ganhar tempo é não perder tempo. E o nome disto é boa administração do tempo. Isto é parte de conhecimento de gestão pessoal e dentro dela, nosso principal alvo precisa ser usar o tempo que temos para alcançar nossos objetivos da forma mais simples e prática possível. Assim, cada vez que perdemos tempo empurramos os resultados que queremos no futuro próximo para um futuro mais distante. Mas, não existe uma forma única para todos. Cada um de nós, precisa se ajustar aos princípios da boa organização do tempo para alcançar o sucesso e cada um de sua forma. E como todos nós temos sonhos e desejos diferentes, não há um modelo para todos, e para realizá-los precisaremos utilizar o nosso tempo de forma diferenciada, mas precisa.

Para ganhar tempo – Evite o método da tentativa e erro e aprenda com a experiência das pessoas.

Muita gente tem o costume de aprender  na base das tentativas e erros. Mas quando o assunto é tempo, a melhor opção certamente é aprender com a experiência dos outros. Isto porquê, o tempo perdido, tentando algo que alguém já tentou, não volta atras. Por isto é uma boa sugestão procurar material sobre gerenciamento de tempo na web e fazer cursos de gestão de tempo sempre que possível. Uma alternativa para quem gosta de ler e ouvir histórias, é aprender com as pessoas que perdem tempo! Como narrei no podcast abaixo, demorei um ano tentando aprender a criar e-mail marketing da forma errada.  E este  um ano  se perdeu pois, só levei 30 minutos para aprender o que tentei por 1 ano. Como enviar e-mail marketing, fiz até um vídeo explicativo – para ver clique aqui.

Entenda que não há tempo para fazer tudo o que queremos.

Na gestão do tempo, saber o que não fazer é tão ou mais importante quanto saber o que se fazer. Como o tempo é limitado e os nossos desejos são ilimitados, na hora de escolher o que se fazer primeiro, é importantíssimo excluir o que não gera valor de nossas listas de atividades. E aqui não estou falando apenas de valor econômico, mas de valor no seu sentido mais amplo. Fazendo estas escolhas, é normal ter um sentimento de perda as vezes. Mas, quando realizamos que estamos deixando algo  atrativo para fazer outra coisa melhor e que isto resultará em mais benefícios, as coisas ficam mais fáceis de aceitar.

Por isto, para alcançar o sucesso é indispensável entender que a primeira pessoas que nós gerenciamos somos nós mesmos.  E é por isto que nos meus textos uso tantos exemplos meus. Afinal de contas, se eu não conseguisse fazer o que digo como poderia sugerir a outras pessoas que fizessem. Além disto, todas as pessoas podem aprender até um determinado ponto com a experiência dos outros, mas sempre chega aquele momento em que precisamos praticar os princípios de gestão de tempo e desenvolver nossas próprias habilidades, seja isto, na administração do nosso tempo livre, ou  mesmo, na administração de nosso tempo no trabalho.

Procure, conheça e use ferramentas que te ajudem a usar melhor o seu tempo.

Uma ferramenta bastante utilizada por pessoas de sucesso quando o assunto e gerenciamento de tempo, é a criação de um calendário para cada objetivo que a pessoa tem. Para fazer esta ferramenta você simplesmente vai precisar imprimir um calendário para cada objetivo, aconselho imprimir um mês por folha e colar em um lugar que consiga ver. Uma vez criado o calendário, cole este calendário em um lugar visível e marque um X na caixinha que representa cada dia, e isto, toda vez que você conseguir trabalhar para alcançar seus objetivos. É também, bastante importante que você determine prêmios para quando você cumprir sua meta da semana, mês e ano. Mas, além deste mapa existe uma estratégia muito útil para quem quer maximizar ainda mais o uso do tempo.

Use a primeira hora do seu dia de trabalho para fazer o que é mais importante.

Pessoas altamente produtivas costumam dizer que são mais produtivas na primeira hora do dia. E elas também com frequuência sugerem que pessoas interessadas em fazer um melhor gerenciamento do tempo usem está hora para fazer as tarefas mais importantes. Tipo: pessoas altamente produtivas poucas vezes abrem o e-mail antes de terem feito algo de importante no trabalho, ou seja antes da primeira hora ter passado. Isto as ajuda a focar no que precisam fazer e produzir mais. Falando em e-mail ele pode ser tão improdutivo que algumas pessoas até mesmo desenvolveram técnicas para diminuir o número de e-mails recebidos em 90%. Para ler sobre como reduzir seus e-mails clique aqui.

Crie o hábito de ser disciplinado para ter uma melhor administração de tempo

Ao contrário do que muita gente pensa, a disciplina não tem  nada a ver com punição, mas sim com produtividade. E ela nada mais é do que se criar o hábito de fazer as coisas certas, na hora certa, tendo ou não vontade de fazer.  Parece até uma descrição das pessoas altamente produtivas. Mas, é só uma simplres descrição da disciplina. E é também importante lembrar é que qualquer pessoa pode se tornar mais disciplinada. Isto pode ser alcançado com algumas técnicas específicas, Gostaria até de lista-las aqui, só que este é o assunto para um outro artigo.

Para gerenciar melhor seu tempo evite distrações.

Distrações acabam com a nossa qualidade de tempo, pois elas diminuem os nossos níveis de concentração e como consequência direta os resultados obtidos. Por isto é importante Aloque tempo entre as atividades. Se tenho um evento as 12, não posso ter outro terminando as 12. é preciso ter um Gap ou janela entre atividades, que venham a amortecer qualquer atraso. Mas, se você gosta de perder tempo de vez em quando, descubra como perder tempo de forma a fazer mais lendo este artigo aqui Como Perder Tempo Pode ser o Segredo Para Ganhar Mais.

Mas, Fábio! Dá para gerenciar tempo no Brasil? – Alôo! Estamos no Brasil!

Tenho um amigo que já morou nos Estados Unidos, e ele sempre diz que em outros países dá para se planejar meses, semestres ou anos a frente. Mas, que aqui no Brasil, não  se pode gerenciar ou agendar nem mesmo uma semana.  Eu chamo isto de Custo Brasil de Gerenciamento de Tempo. O custo Brasil é um conceito ligado ao custo extra que empresas estrangeiras tem quando investem no brasil, Vamos supor que em outro país desenvolvido a realização de uma atividade custe X dólares, especialistas descobriram que altas são as chances da mesma coisa custar bem mais aqui no Brasil. A esta tendência eles deram o nome de Custo Brasil. Daí o nome – Custo Brasil de Gerenciamento de Tempo.

Mas para se conseguir gerenciar seu tempo melhor aqui no Brasil é só levar em consideração que por algum período você precisará se contentar em fazer menos do que alguém na Europa ou Estados Unidos. E este é o segredo, afinal fazer pouco é melhor do que não fazer nada. E não lembrar disto é um erro que muitas pessoas que lêem livros sobre gerenciamento de tempo americanos acabam cometendo. Elas aplicam os princípios sem levar em conta que a realidade do autor é diferente.  Mas o segredo do sucesso é só escalar o projeto para a realidade Brasileira.

Investir energia e força de vontade implantando uma estratégia de administração tempo, pode parecer até difícil a primeira vista, mas, os resultados de todo este esforço são palpáveis. Isto é, toda a energia gasta volta na forma de maior qualidade de vida e mais tempo livre. Isto quer dizer que o quanto mais você administra  melhor seu tempo para fazer as coisas que você precisa, mais tempo você terá para gastar com o que quer.

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12 Comentários para: “Como Administrar seu tempo melhor

  1. Quando terminei de ler este artigo e de escutar o podcast eu realmente fiquei me perguntando se realmente faço o que tem que ser feito com o meu tempo dia a dia.

    Hoje o tempo é um bem que não se compra quando perdido esta perdido, dinheiro nos trabalhamos e ganhamos mas tempo infelizmente não podemos comprar. Hoje temos livros, artigos e milhares de informações na internet de como gerenciar seu tempo mas acredito que sem querer fazer de proposito este gerenciamento não seja possível alcançar tal objetivo.

    As dicas deste artigo são ótimas e realmente se for feita uma a uma você ira ter sucesso. Mas eu pergunto é possível gerenciar uma parte somente do seu tempo ? Tipo a manha e deixar a tarde um pouco mais aberta ou isto seria mesmo preguiça ? Ou estou vendo como uma estrategia para que aos poucos você começa a gerenciar um todo?

    Sucesso

    • Obrigado Pelo comentário Wellington, sempre bom ter sua visita aqui em nosso blog. Quanto a sua pergunta, acredito que existem muitas respostas para ela, a depender do que significa tarde mais aberta para você deixar. Mas o que planejei dizer no texto é que para termos tempo livre precisamos organizar bem o tempo que estamos ocupados. Vamos supor que você gerencie muito bem sua manhã. Provavelmente pode ter a tarde livre. Mas isto requer planejamento. Ou seja se você desejar ter aquele tempo livro vai ter ao menos que planejar. E isto inclui ate´mesmo determinar que horas a tarde acaba:). Mas é´tudo semelhante a musculação ou ginástica. Posso comer pizza? Sim – desde quando eu não˜coma pizza o dia inteiro 🙂

  2. Opa, excelente artigo, pelo o que entendi então no meu caso seria basicamente eu começar a pesquisar assuntos para falar em meu blog, depois estudar e saber sobre ele e somente após ir escrevendo, mas todos os dias fazer uma tabela sobre 5 assuntos que irei fazer, isso iria encurtar muito tempo e deixar que eu me dedicasse mais tempo fazendo somente o SEO do meu site. Acredito que assim poderia aumentar o número de visitantes, parabéns pelo post Fabio

    • Òtimo comentário Jackson, Organizar o tempo é uma atividade bem interessante. Um bom planejamento é a melhor forma de ter cereteza de que estamos usando o nosso tempo da melhor forma possível. Passar tempo se preparando pode ser melhor do que gastar várias horas fazendo um trabalho sem preparação. os resultados tendem a ser melhores desta forma. Quanto mais planejar sua atividades melhor uso do tempo vai fazer.
      Sucesso amigo!

  3. Como prometi no e-mail que enviei para o pessoal da lista. Existem muitas dicas no livro do David Allen – No total são 52. Mas ele basicamente fala que a maneira de se conseguir o suceso na vida. Seja ele, sucesso financeiro, pessoal, profissional, é por fazer as coisas bem feitas e no prazo. No livro, o autor chama isto de Getting Things Done, o famoso GTD. Mas para isto precisamos organizar os nossos recursos como Finanças, força de trabalho, mas principalmente o tempo. Encontrei uma ótima resenha do Livro Gerencie sua mente, Não seu tempo no site valoresreais.com. Então quem desejar ler é só visitar o link.

  4. Gostei imensamente ,e irei logo que possa fazer este curso, estou urgentemente necessitando de administrar o meu tempo.Mais quero parabeniza-lo , pelo seu interesse de ajudar pessoas à ganhar um pouco mais de qualidade de vida.Sabendo como não perder tempo,estamos ganhando vida.Pois TEMPO É VIDA.
    Que DEUS lhe abençoe muito e continue neste objetivo de aprender, e divulgar o que aprendeu.
    Tenho só 52 anos e agora é que estou descobrindo coisas, como por exemplo a Tecnologia . e quero ganhar tempo,porque estou apaixonada pelas minhas descobertas no mundo da internet,voltei ate à estudar!!!!!!!
    Estou fazendo Faculdade!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Vou precisar de bastante dicas de livros bons ,porque gosto muito de ler….
    Continue assim. um agraço. josenilda Leite

    • Obrigado Josenilda leite,

      São comentários como os seus que nos motivam a continuar escrevendo artigos úteis e que ajudem as pessoas a crescerem na vida, independente da Idade. Desejo muito sucesso com sua faculdade? Que curso escolheu?

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  8. O curso de Graduação que faço é de Pedagogia, porém ainda faço Técnico em Administração e ainda trabalho como representante comercial, por isso estava a procura de dicas de como administrar o meu tempo, pois anteriormente , já perdium tempo , que para mim hoje, vejo que é irrecuperável. Quero te agradecer por ter me respondido. E é claro que eu tinha que te parabenizar. Pois para mim foi muito proveitoso , o que aprendi com você. Um abraço.

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